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プレゼン企画書づくりで気を付けていること

仕事 考え事

 

社会人生活が始まってずっと、プレゼンのための企画書を作り続けています。

自分でつくったのも、隣の人がつくったのも、「伝説のプレゼン」なんて呼ばれているのをなんとか入手したものも含めて、10本/月×12か月×7年=840本くらい見てきていることになります。こうするとたくさん見ているような気もするけど、印象に残っているモノって、10本くらいしかありません。

そんな「プレゼン企画書」について思ったことを書いてみようと思います。

 

相手は私の説明なんか聞きたくない

会社を呼んでプレゼンしてもらうわけですから、当然聞き手は聞きたくてそこに座っていると思うのですが、「(公式な意味で)聞きたい」のと、「(一人の人間として)実際に聞きたいかどうか」は結構違うな、と思うようになりました。

黙って一時間も人の話を聞くのは、よほどじゃないと基本的にはつらいです。

それをクリアするためには、意識的に「聞いていて楽しい」「ストレスなく頭に入ってくる」というものにする必要があると思います。

具体的には、相手の立場や環境にあった事だけで説明すること(うっかり専門用語を使っていないか?)、考えなくても理解できる説明になっていること、時には誰もが知っていそうな時事ネタを盛り込んでみること、年齢や相手の好みに応じた文字サイズやデザインにすることなどです。

 

相手はすぐに気が逸れる

聞いてもらえる環境を作っても、今度は「気が逸れる」という難関があります。一人で企画書に向き合っている時は分からないものですが、実際にプレゼンすると聞いている人はすぐに気が逸れてしまいます。それは、気がかりな次の打合せだったり大事な電話だったりするのかもしれませんが、それらはどうしようもないこととしても、せめて企画書の中ではとにかく気が逸れる情報をそぎ落としていくようになりました。

具体的には、見せたいところ以外のデータや、冗長な文章、無駄な写真など。特に私が苦労したのは、「説明しすぎないようにすること」です。もちろん情報のミスリードはNGですが、丁寧なデータや周縁情報は必ずしも理解を助けないので、それらをそぎ落としつつも正確であることが私の課題でした。※2

また、企画書とは関係ありませんが、プレゼン時に派手な格好をしないことや、話し癖(えーっと、つまり、~という感じでなどの不要な言葉)などにも気を付けます。とくに話し癖は結構難しいんです。一度自分をビデオで見てみると良いです。

 

1ページ1メッセージなら200ページでも集中できる

後輩に企画を依頼してしばしば聞かれるのは、「何ページくらいの分量ですか」という事です。結論から言えば、説明に十分であれば、あまりページ数は関係ないかと思います。ページ数は、プレゼン相手が企画書のゴールに納得するまでの助走期間なので、相手が納得しづらいことであればかなり長い距離が必要かもしれませんし、詳細まで説明する企画書であればかなり長くなるかもしれません。企画次第としか言えないかと思います。

とある多国籍企業へのプレゼンで、200ページの大作がありましたが、案外最後までスルっと読めてしまいました。この場合の理由は、基本的に1ページに1メッセージしか書いていないからでした。メッセージは一つの長いストーリーになっていて、話が横道に逸れないので、ひとつながりのストーリーとして着実に階段を上っていけます。

逆に、長すぎることがマイナスになる企画書(=読んでいて疲れる企画書)は、どこまで説明すべきか?という「企画」と「実施」の棲み分けを整理することだったり、不要な説明をどんどん別添資料にでもしたりすることで、聞き手にストレスを与えないようにする判断が必要そうです。長いと、作った側としては謎の安心感があるんですがね…。冗長さは百害あって一利なし。危ない危ない。

もちろん、1ページで済ませられたらそれはスマートですが、相手との距離感や提案の段階にもよります。

 

企画書が独り歩きしても、誰もが分かる企画書

一度出力して他人に渡してしまうと、企画書というのは驚くほど色々なところに独り歩きします。私も「え、あなたもこの企画書持ってるんですか^^;」と思ったことは一度や二度ではありません。気を付けていることは、1ページの中に、社名やページ数、出典・脚注、プレゼンの目的が書いてあることなどです。相手が既に知っていそうなことも含めて、章末の参考資料でもいいのでつけるようにもしています。

機密保持に関しても同じで、当たり前ですが大事なデータは絶対にハンドアウトしません。当たり前のことのはずですが、それでも新入社員は必ず大事なデータを出力してしまうので、学習しないと分からないことだなあと思っています。

 

デザインが良いプレゼンは、丁寧にラッピングされたプレゼント

装丁がキレイなプレゼン、色使いや写真がキレイなプレゼン、レイアウトがキマっているプレゼンというものがあります。むしろ、紙ではなくビデオや実物の持ち込みでプレゼンすることもできます。

私の場合、社会人の最初の頃はとにかく「形」にこだわって、企画が大したことないのに見た目はキレイ!みたいな企画書を量産していた気がしますf(^^;)その頃は色々な企画書を集めて、自分でも色々な企画書を書いてみていました。そして、多忙になってからは「形にこだわってる暇はない!伝わればいいのだ!」という「シンプルで分かりやすいだけの企画書時代」を経て、今はまた見た目にこだわり始めています。

見た目が良いプレゼンの意義は、受け取った側の気持ちになると分かる気がします。写真や言葉にこだわって、厚い紙に丁寧に印刷し、綴じられた企画書は、それだけで「自分の会社のことをよく考えてくれている」と思ってもらえそうです。コストがかかりますが、ビデオプレゼンだとなおさらです。同じ贈り物でも、コンビニの袋で渡されるのと熨斗を付けて包装して渡されるのでは全然違うという事だと思います。

紙のプレゼンで見栄えにこだわることは、慣れてしまえばコストも時間もかけずに想いを伝えられる手段なので、最近は積極的に手をかけるようにしています。

ただ、(確かめようもないのですが)まれにこういう手のかかった事が嫌いな人もいます。

 

時間がない時用の「30分でキレイプレゼンセット」を熟成

とはいえ時間がない時があるので、自分でテンプレートを作っています。この辺りは使うソフト別にハウツー記事がたくさんあるので、見てみると面白いです。

自分の場合、文字だけでゴリゴリ、ノンストップで説明してしまう癖があるので、「話題転換用1枚写真ページ」や「大事なことなので2度言いますページ」等と名前を付けて、小休止やまとめを意識的につくれるようなテンプレートにしています。これは自分の癖に合わせてどんどん改訂しています。

「大事なことをびしっとまとめる」ことの重要性は驚くべきもので、全く同じ企画なのにこれを意識的にしているかしていないかで伝わり方が違います。テレビ番組を見ていても、同じような構成になっていることが多い。その理由は、冒頭にも書いた通り「最初から前のめりで、聞きたくて聞いている人は実は少数だ」ということだと思います。

 

伝説の企画書

「伝説の企画書」って意味不明かもしれませんが、例えば長年ある会社がやっていた仕事を別の会社が奪取した時、今までにないアイディアが世に出た時…そんな時にどんなプレゼンがされたのだろう?というのはとても興味がありました。

実際そういう企画書を読んでみると、自分が読んだ範囲内ですが、なるほど力のある企画書です。具体的には、企画の核心だけに向かってあらゆるストーリーを展開していること、相手に理解を委ねるような「言い切らない」企画書であること、誰もが想像できる実際の体験がベースに書かれていること…

そして、個人的には「自信がめちゃくちゃある人の低姿勢」を感じました。書いた人に会ってみたくなります。企画書が書いた人そのものを超えることはないので、書いた人の人間としての大きさが、伝説の企画書にしているのかも。な~んて、身も蓋もない感想ですが(^O^;)

いつかは書きたい、伝説の企画書。

 

まとめ:企画書は提案者の鏡なのであろう

色々思いつくままに書いてみましたが、つまるところ企画書とは提案者そのものなのだと思いました。「企画書は提案者の脳内」なので、考え抜いた企画はそのように顕れるし、色々な人のアイディアをあまり整理できないまままとめると、いくら体裁が整っていようと漫然とした印象しか持たれません。※3そして、聞き手へどれだけ思いやりがあるか?聞き手の立場に立って提案できているか?という事を、体裁一つで判断されてしまうこともあると思うんです。分かりづらい、不親切な企画書を書く人が、よい仕事をしてくれるとは思えないのでしょう。

 

自分の中で次第に良いレイアウトや説明の流れが出来上がってしまうと、下手すると一見ちゃんとした企画書風の、中身のないものを簡単に作れてしまうので、気を付けたい!

 

つまるところ、企画があれば企画書はできたも同然なのだ。

 

以上、現状の私のプレゼン企画書に対する考えでした~。

 

 

※2(この説明しすぎる癖は、私の冗長なブログ文章を読んでいただければ嫌でも分かると思います(;▽;)ノ)

※3(会社の過去の実績と各部署のアイディアの羅列だけで、ある種パワープレイのように押し切るプレゼンもあるにはあると思います。プレゼンが打ち合わせ形式か?プレゼンショーか?によっても違うと思います。)

 

 

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